تبيع NORD Real Estate Development المنازل والوحدات التجارية قبل بنائها. يصل المال على أقساط عبر فترة طويلة، ويغيّر المشترون رأيهم أحياناً، وتجلب الوكالات كثيراً من المشترين. هيّأت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo ووسّعته حول هذه الوقائع الثلاث.
عن الشركة
يبيع المطوّر وحدة بسعر اليوم ويحصّل المال على أشهر أو سنوات. وبين العربون والمفاتيح قد تُدفع الوحدة على أجزاء أو تُلغى أو تُنقل إلى مشترٍ آخر. وكل حدث يمس المالية.
أين يصعب العمل
كل مشروع يدفع بطريقة مختلفة. قد تقع الأقساط في تاريخ الحجز أو تاريخ ثابت أو بعد أشهر من الحجز أو عند الإنجاز أو عند التسليم أو بعد التسليم. وكل قسط يحتاج فاتورة وتذكيراً.
الإلغاءات تصل إلى الحسابات. قد يطلب المشتري استرداداً كاملاً أو جزئياً أو الانتقال إلى وحدة أخرى. وللمالية والإدارة والعمليات دور في ذلك، ويجب ألا تعود الوحدة إلى البيع مبكراً.
الوكالات تحتاج استقبالاً. على الوكالة إرسال مستندات وتوقيع اتفاقية إحالة قبل أن تجلب مشترين. ومطاردة الأوراق الناقصة بالبريد تستغرق وقتاً.
يجب معرفة المشترين. الأفراد والشركات كلهم يحتاجون فحص هوية قبل البيع، وكتابتها من المرفقات بطيئة.
ما الذي نفّذناه
خطط دفع تتحول إلى فواتير
تُبنى الخطط من قوالب، بأقساط مرتبطة بالمحفّز الذي يناسب المشروع. ويفحص Odoo أن الخطة تساوي السعر، وينشئ معالج الأقساط التي تقع بعد التسليم. وحين تُعتمد الصفقة يعدّ Odoo فاتورة مسودة لكل قسط، والأولى تخصم الدفعة المقدمة المدفوعة. وتراجعها المالية وترحّلها. وتُلاحَق الدفعات المتأخرة تلقائياً. ويعرض كشف الحساب كل بند معلّقاً أو مدفوعاً جزئياً أو مسوّى، ويُصدَّر إلى جدول بيانات.
إلغاءات تتبع المال
يمر طلب الإلغاء بمراجعة المالية وموافقة الإدارة، ثم ينتظر إرسال الأموال. وعندها فقط ينتهي بعودة الوحدة إلى المخزون. والاسترداد الكامل ينشئ إشعارات دائن تلقائياً. أما الاسترداد الجزئي أو النقل إلى وحدة أخرى فينشئ إشعار دائن مسودة للمالية. ولكل صفقة إلغاء مفتوح واحد فقط، وتظهر الوحدة قيد الإلغاء حتى تفرج عنها العمليات.
استقبال الوسطاء
تسجّل الوكالات عبر نموذج ويب وترفع مستنداتها. يذكّرها Odoo بأي نقص، ويراجع الفريق الملف قبل الاعتماد. وتصبح العمولة مستحقة الدفع حين يُوقَّع عقد البيع والشراء، ثم تنتقل من شيك معدّ إلى جاهز إلى محصَّل.
فحوص للمشترين يستطيعون إكمالها بأنفسهم
يتلقى المشتري رابطاً، ويكمل نموذج الهوية لفرد أو لشركة، ويعلّمه الفريق موثَّقاً أو مرفوضاً. ولا يعيد أحد كتابة البيانات.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تبني المالية قائمة فواتير من العقد | تظهر فواتير مسودة لكل قسط حين تُعتمد الصفقة |
| يُكتشف المتأخرون حين يفحص أحدهم | تُلاحَق الأقساط المتأخرة تلقائياً |
| يُرتَّب الاسترداد خارج النظام | تتبع إشعارات الدائن ودفعة الاسترداد الإلغاء |
| تُفرَج الوحدة الملغاة برسالة | تعود الوحدة إلى المخزون فقط حين تؤكد العمليات |
| تصل أوراق الوكالة بالبريد وتُلاحَق يدوياً | ترفع الوكالات المستندات وتتلقى تذكيرات بالناقص |
| تُعاد كتابة بيانات المشتري من المرفقات | يملأ المشترون نموذجهم ويوثّقه الموظفون |
النتيجة عملية مبيعات يبقى فيها المال والعقود وحالة الوحدة متسقة. وتقضي المالية وقتها في المراجعة لا في بناء القوائم.
