في Nejoum Al Jazeera، التي تصدّر المركبات بالحاويات البحرية، صار الحجز وحاويته ومركباته ومستنداته في سجل واحد، تراقب مواعيده منظومةٌ بذاتها. بنت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo الخاص بها من الصفر حول هذا الجدول الزمني، فيقضي الفريق وقته في الحجوزات التي تحتاج قراراً، لا في البحث عن المواعيد.
- يلغي Odoo الحجز حين تنتهي تعليمات الشحن، ويرسل تنبيهات الفحص وموعد إغلاق المحطة قبل فوات المواعيد.
- تصل بيانات الحجوزات من خطوط الشحن المتصلة إلى Odoo مع ملخص بالتغييرات.
- يُوضع كل حدث للشريك اللوجستي في طابور ويُفحص ويُرسل بالترتيب، ويتابع العملاء مركباتهم في بوابة.
عن الشركة
تُسجَّل كل مركبة برقم VIN، الرقم الفريد الذي يعرّفها. وتُسنَد إلى حاوية في خطة تحميل، وتُنقل بالشاحنة إلى محطة، وتُشحن بموجب حجز لدى خط شحن. ويريد العملاء معرفة مكان مركباتهم. ويحتاج شريك لوجستي إلى أن يسمع بكل خطوة. ويعتمد كل شيء على مواعيد يحدّدها غيرنا.
أين يصعب العمل
الحجز يمر بأيادٍ كثيرة. لكل خطوة موعدها النهائي ومستنداتها. وموعد فائت قد يلغي حجزاً أو يؤدي إلى غرامة، فيجب أن يأتي التذكير قبل الموعد لا بعده.
خطوط الشحن تحتفظ بمعلومات ستعيد كتابتها لولا ذلك. تبدأ الحجوزات وأحداث التتبع في نظام كل خط شحن. وبلا ربط ينسخها الموظفون من الرسائل والمواقع.
الشركاء يحتاجون الأحداث حين تقع. يعتمد شريك لوجستي على سماع الحجوزات وخطط التحميل والحاويات المحمّلة والوصول وسندات الملكية والمفاتيح والصور والإلغاءات. ولهذه الرسائل ترتيب، فلا يمكن الإبلاغ عن حاوية قبل خطة تحميلها. ويجب أن يصمد التدفق أمام انقطاع في أي من الطرفين.
الغرامات تحتاج سجلاً. قد تتراكم تعليمات شحن متأخرة وتسجيلات متأخرة ورسوم انتظار في الميناء. وينبغي أن تُسجَّل كل رسوم على حجزها، مع طريقة للاعتراض عليها.
ما الذي نفّذناه
سجل واحد لكل حجز
للحجز سجل واحد في Odoo، من التأكيد حتى بوليصة الشحن النهائية، وهي المستند الذي يبيّن ما شُحن ومن يحق له الاستلام. ولا يتقدم الحجز إلا عبر مراحله. وإيصال الرصيف، وهو سجل المحطة لما استلمته، إحدى هذه المراحل.
يراقب Odoo المواعيد. فيلغي الحجز حين تنتهي تعليمات الشحن، ويرسل تذكيرات الفحص قبل المغادرة، ويرفع تنبيهات مواعيد إغلاق المحطة. وتمر المستندات المختومة بموافقتها الخاصة، مع فحص دوري لأي تأخير. ولمسودات بوليصة الشحن والإفراجات النهائية خطوات موافقة ورفض. وإذا أُلغي حجز، تُفرَج مركباته وحاويته لإعادة الاستخدام.
بيانات خطوط الشحن في مكان واحد
تربط اتصالات منفصلة Odoo بعدة خطوط شحن. وحيث يوفّر الخط بيانات الحجز، ينشئ Odoo الحجز، أو يقارن التفاصيل الواردة بما لديه ويكتب ملخصاً بما تغير. ويصل التتبع من كل خط متصل معها. ويمكن إضافة خط شحن جديد كاتصال مستقل، دون إعادة بناء الآخرين.
تحديثات موثوقة للشريك اللوجستي
ينضم كل حدث إلى طابور بدل إرساله مباشرة. وإذا كان نظام الشريك غير متاح، يعيد Odoo المحاولة لاحقاً، ولا ينتظر الموظفون. وتُفحص أرقام المركبات والحاويات قبل الإرسال، وتُوقف التكرارات، وينتظر حدث الحاوية خطة تحميلها.
خطط التحميل وإرسال الشاحنات
تربط خطة التحميل المركبات والحاوية والحجز، مع مراعاة علامات المواد الخطرة والمركبات الهجينة. وللشاحنات سجل تكليف خاص بها، بموافقتها الخاصة واتجاه من المحطة أو إليها.
غرامات مع مسار للاعتراض
تُتتبَّع الغرامات على الحجز، ويمنح مسار اعتراض الفريق طريقة واضحة للطعن في رسوم.
كتابة أقل في البداية
يستطيع الموظفون التقاط رقم VIN من صورة، أو بدء حجز من مستند، بدل إدخال التفاصيل. وتُفكّ تفاصيل المركبة من VIN وتوضع في سجل المركبة.
بوابة عملاء بالإنجليزية والعربية
يسجّل العملاء دخولهم لمتابعة مركباتهم وحاوياتهم، ورؤية الصور والمستندات، بالإنجليزية أو العربية.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تعيش حالة الحجز في رسائل البريد وجداول البيانات | سجل واحد يعرض المرحلة والمواعيد والمستندات |
| يحتفظ أحدهم بتقويم لمواعيد الإغلاق | يرسل Odoo تذكيرات وتنبيهات قبل فوات المواعيد |
| تُعاد كتابة تفاصيل خط الشحن من المواقع | تصل البيانات إلى Odoo مع ملخص التغييرات |
| تعتمد تحديثات الشريك على من يرسلها | تُوضع الأحداث في طابور وتُفحص وتُرسل بالترتيب |
| تظهر الغرامات حين تصل الفاتورة | تُسجَّل كل غرامة على حجزها، مع مسار اعتراض |
| يتصل العملاء ليسألوا أين المركبة | يبحث العملاء عنها في البوابة |
النتيجة جدول أوضح لكل حاوية، مع نسخ أقل بين الأنظمة. ويستطيع الفريق قضاء وقته في الحجوزات التي تحتاج قراراً، لا في البحث عن المواعيد.
