توريد العمال إلى عميل، والعناية بالمباني، وتأجير العقارات، والتجارة على المشاريع أعمال مختلفة جداً. تمارسها Al Shoumoukh كلها في الإمارات عبر شركات شقيقة تتشارك الموظفين وقواعد الموارد البشرية ومالية المجموعة. صاغت الجواد للبرمجيات الالكترونية نظام Odoo بحيث تعمل هذه الشركات في نظام واحد، بموافقات داخل المستندات، ورواتب تتبع الممارسة الإماراتية، وفوترة للعملاء تبدأ من الساعات التي عملها الناس.
عن الشركة
لكل خط في المجموعة إيقاعه التجاري. التعهيد يفوتر بالساعات وفئة العمالة. والتأجير يفوتر بالأقساط. والتجارة تتبع أوامر البيع مقابل مشتريات مقاولة الباطن والمراحل. ولو كان لكل نشاط نظام منفصل لانقسم الموظفون المشتركون والمالية المشتركة، فكان لا بد أن يجتمع كل شيء معاً بينما تحتفظ كل شركة بهويتها على الورق.
أين يصعب العمل
مسار موافقة واحد لا يناسب الجميع. يحتاج عرض السعر واستلام البضاعة وفاتورة المورد ودفعة العميل إلى مراجعين مختلفين، ويتغير هؤلاء من شركة إلى أخرى. وإذا جرت الموافقة خارج المستند فقد يتقدم سجل غير معتمد.
شركة الموظف قد لا تكون الشركة الدافعة. في التعهيد، الشركة التي تحمل تأشيرة الشخص ليست دائماً الشركة التي ينبغي أن تتحمل التكلفة. ويجب أن تصل الرواتب إلى الدفاتر الصحيحة وتتبع مع ذلك القواعد الإماراتية في مكافأة نهاية الخدمة والمعاش والإجازات.
العمالة تُفوتَر من جداول الوقت. يُفوتَر الموظفون المعارون من ساعاتهم، بأسعار تختلف بحسب فئة العمالة. فتعتمد الفوترة على تحميل دفعات كبيرة من جداول الوقت بدقة.
عقد الإيجار جدول طويل. ينشئ اتفاق موقّع واحد سلسلة فواتير مستقبلية. ويجب أن تنبع من الاتفاق لا من ذاكرة أحد.
ما الذي نفّذناه
موافقات مدمجة في المستندات
بنينا عملية موافقة واحدة تقع داخل مستندات المبيعات والمشتريات والمحاسبة وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية. لكل شركة ولكل نوع مستند، تحدد المجموعة المراحل والأشخاص أو الأدوار في كل مرحلة، ومساراً أقصر للمستندات الأقل قيمة.
يُقفل المستند وهو ينتظر الموافقة. وإذا رفضه أحد يعود إلى الموافق السابق ليعيد النظر. ولا يُرفض نهائياً إلا حين لا تبقى موافقة سابقة، ثم يُبلَّغ من قدّمه. وتُتخطى المرحلة التي ينتهي وقتها تلقائياً. ولكل مستخدم شاشة تعرض ما ينتظره، وتُطبع المستندات المعتمدة بخانات توقيعها معبّأة من الموافقات.
طلبات الموارد البشرية بالمنطق نفسه
تتبع السلف والإجازات وزيادات الرواتب وخطابات الموارد البشرية والمصروفات وطلبات التوظيف منطق الموافقة نفسه للمستندات التجارية.
رواتب الإمارات تصل إلى الشركة الصحيحة
تغطي الرواتب مخصصاً شهرياً لمكافأة نهاية الخدمة والتسويات النهائية ومعاش GPSSA للموظفين المؤهلين والسلف المسددة بأقساط على قسيمة الراتب وتذاكر الطيران وصرف الإجازات مع قيودها المحاسبية. وتُرحَّل تكلفة الراتب إلى الشركة المسؤولة عنها، حتى حين تكون تأشيرة الموظف لدى شركة أخرى في المجموعة.
فوترة القوى العاملة من جداول الوقت
تُحمَّل جداول الوقت دفعة واحدة. ثم يطبّق تقرير الفوترة أسعار كل فئة عمالة، فتتحول الساعات المعمولة إلى أرقام قابلة للفوترة في النظام نفسه الذي يدفع لهؤلاء الموظفين.
عقود الإيجار من الاتفاق إلى الفاتورة
تُحفظ اتفاقيات الإيجار مع بنود أقساطها ويمكن إرسالها للتوقيع الرقمي. وحين يُؤكَّد الاتفاق ينشئ Odoo فاتورة مسودة لكل قسط، بتاريخ مسبق. ويتوفر فوقها تقرير إيرادات الإيجار. وفي جانب المبيعات يتلقى المندوبون تذكيرات كلما اقترب تاريخ الإغلاق المتوقع لفرصة.
كل شركة تحتفظ بهويتها
تُضبط أرقام المستندات والترويسات والفواتير الضريبية بحسب الشركة. ويرى العملاء والموظفون اسم الشركة التي يتعاملون معها، رغم أن المجموعة تعمل في مكان واحد.
كيف يصبح العمل أسهل
| الطريقة المعتادة | مع العملية الجديدة |
|---|---|
| تُلاحَق الموافقات بالرسائل، وتفعل كل شركة ذلك بشكل مختلف | يتبع كل مستند المسار المحدد لشركته ونوعه |
| قد يتقدم المستند قبل أن يوقّعه أحد | يبقى المستند مقفلاً حتى تكتمل الموافقة |
| يعيد الرفض العمل إلى البداية | يعود إلى الموافق السابق لنظرة أخرى |
| تُنقل تكلفة الرواتب بين الشركات يدوياً بعد ذلك | تُرحَّل التكلفة إلى الشركة المسؤولة ضمن الرواتب |
| تُكتب جداول الوقت وتُسعَّر في جداول بيانات | تُحمَّل جداول الوقت دفعة واحدة وتُسعَّر بحسب فئة العمالة |
| تُصدَر فواتير الإيجار حين يتذكر أحدهم | تأكيد الاتفاق ينشئ فواتير مسودة مؤرَّخة |
النتيجة مجموعة تحتفظ فيها كل شركة بقواعدها دون أن تدير نظامها الخاص. يرى المديرون ما يحتاج إلى قرارهم، وتتلقى المالية مستندات مرّت أصلاً بالأشخاص المناسبين.
